§1. Disponering

Reisefondet disponeres av styret.

§2. Vilkår for støtten

Bare reiser som har interesse for foreningen kan gis støtte. Styret bestemmer til enhver tid hvilke reisemål som er av interesse, dog med den begrensning at det er reisemål direkte knyttet til romvirksomhet, slik som kongresser, bedrifter, romfartssentra, etc.

Følgende forutsetninger må være oppfylt for at styret skal kunne behandle en søknad om støtte:

• Idet reisen det søkes om støtte for begynner, må søkeren ha vært personlig medlem av foreningen i minimum ett år fra dato for betalt kontingent.
• Søkeren må ha betalt kontingent for det året reisen foretas og for det året søknadsfristen utløper.
• Idet søknaden om støtte behandles av styret, må søkeren ha holdt foredrag om reisen i foreningen og/eller levert artikkel fra reisen som redaksjonen har godtatt for publisering.
• En person som har tenkt å søke om støtte fra reisefondet, må snarest, og senest innen 1. mars året etter at reisen er avsluttet, ha gitt styret beskjed om at vedkommende har tenkt å sende søknad til reisefondet.
• Med søknaden skal det følge kvitteringer eller kopier av disse for alle utgifter som er ført opp i søknaden. Originaler må kunne forevises dersom styret ber om det.

§3. Tilføring av midler til fondet

Idet et nytt regnskap påbegynnes, kan styret bevilge opptil 50 % av et eventuelt overskudd fra foregående regnskap til reisefondet. Dog skal det bevilges minst 300 kroner til reisefondet.

Støtte til foreningens reisevirksomhet som mottas utenfra, går direkte til foreningens reisefond medmindre giver ønsker at midlene skal anvendes til et spesielt formål. Søknader om støtte bør inneholde forespørsel om bevilgningen kan settes inn på reisefondet. Statuttene for reisefondet skal vedlegges søknaden.

§4. Fastsettelse av støtten

Utgifter som dekkes er kun følgende: kongressgebyr, hotellopphold (for de dagene som har relevans for hvert besøk) og reise (dekkes ut fra billigste reisemåte). Ved fordeling av midler skal først kongressgebyr søkes dekket. Utgifter til hotellopphold og reise søkes dekket så langt råd er etter å ha blitt multiplisert med følgende faktor:

hvor:

• Tid for besøk er tiden som går fra man ankommer til det området man skal besøke, til man forlater det.
• Relevant reisetid er tid for vanlig reisemåte. Skulle imidlertid en annen reisemåte være billigere, men medføre lengre reisetid, så kan denne reisetiden anvendes i formelen hvis utgiftene for fondet blir mindre. I relevant reisetid regnes ikke reisetid for besøk på steder som ikke har foreningens interesse.
• Total reisetid er tiden man er borte fra hjemmet.

Støtte gis aldri utover 50 % av relevante totalutgifter. Med relevante totalutgifter menes den summen en kommer til etter at utgifter til hotellopphold og reise er summert. Utgifter til kongressgebyr regnes altså ikke med her.

Ved utdeling av midler fra fondet, kan man maksimalt tappe fondet for 70 % av midlene på fondet.

Ved prioritering av flere formål i løpet av ett år, skal påmeldingsgebyr til IAF-kongress for én person ha første prioritet.

Når flere personer foretar reiser et år, slik at ingen kan få full støtte, fordeles stønadsbeløpene forholdsvis etter de relevante totalutgifter hver enkelt søker har hatt, dog slik at IAF-påmeldingsgebyr for én person holdes utenfor denne fordelingen.

§5. Søknadsfrist/behandling av søknader

Fristen for å søke om støtte fra reisefondet er 1. november året etter at reisen ble avsluttet. Styret skal behandle innkomne søknader snarest mulig etter denne dato og før årsregnskapet avsluttes.

Støtte tildeles ut fra det beløpet som sto inne på reisefondet idet årsregnskapet for det året reisen ble avsluttet, blir gjort opp.

Hvis et styremedlem søker om støtte fra reisefondet, har vedkommende ikke stemmerett under behandlingen av sin søknad.